Ostajan ja omistajan opas: Kiinteistön APIt

Kiinteistö on valtava tiedon lähde, joten kiinteistön toimintaa ohjaaviin järjestelmiin toteutetaan integraatioita sekä helppokäyttöisempiä rajapintoja, apeja. API on ohjelmointirajapinta, jonka avulla ja kautta parhaassa tapauksessa helposti, luotettavasti ja hallitusti voidaan välittää tiedon jyväsiä monenlaisessa muodossa. API ei ole pelkkää tekniikkaa, vaan sen ympärille rakentuu kokonainen palvelu- ja prosessiympäristö, johon on syytä varautua oli sitten kyse oman APIn kehittämisestä ja myymisestä tai toisen organisaation APIn hyödyntämisestä. API välittää tietoa, se voi säästää rahaa ja mahdollistaa uusien innovaatioiden synnyn. API on portti tiedon lähteelle, jossa APIn lisäksi itse tieto voi olla myös tuote.  

‍

Hyvä API on testattu, dokumentoitu ja tuotteistettu. Ei kuitenkaan riitä, että API on teknisesti hyvä tai erinomainen. Koska API on tuote, joka voi vieläpä välittää toisia tuotteita, tulee sillä olla omistaja, budjetti ja tuotetta koskeva strategia sekä dokumentoitu palvelu- ja prosessiympäristö. Kun siis olet hankkimassa kiinteistöjärjestelmiä, varmista, että sinulla on vastaukset ainakin seuraaviin kysymyksiin. Vastaus voi olla mitä tahansa, kunhan se on niin sanotusti tietoisesti päätetty ja linjattu. Tärkeintä on ottaa kantaa asiaan ja tunnistaa riskit.  

‍

1. Onko APIlla omistaja? APIa tulee kehittää ja ylläpitää kuin mitä tahansa muutakin ohjelmistotuotetta ympäristön vaatimusten muuttuessa. Mm. tietoturva, tietosuoja ja käyttöoikeuksien sekä pääsyn hallinta ovat keskeisiä APIa koskevia ratkaistavia asioita.  
2. Kenelle API on tarkoitettu? Tavallisesti sovelluskehittäjät kohtaavat APIen haasteet ja mahdollisuudet ensimmäisenä. Tieto kiirii kehittäjäpiireissä niin hyvässä kuin pahassakin. Hyvää APIa halutaan käyttää. Se säästää työaikaa ja kustannuksia sekä luo uusia mahdollisuuksia. 
3. Mille kohderyhmälle apeihin liittyvät palvelut on tarkoitettu? Miten palveluista viestitään ja kenen toimesta? API kätkee taakseen mahdollisuuksia, jotka APIn omistajan näkökulmasta voivat olla rajallisia, mutta jotka yhdistettynä toisten APIen tuottamiin mahdollisuuksiin voivat mahdollistaa jopa uusia kaupallisia tuote- ja palveluinnovaatioita. Jatkuvuuden varmistaminen onkin keskeistä, kun puhutaan pitkäjänteisestä palvelusta ja yhteistyöstä. 
4. Kuka tai mikä järjestelmä tai organisaatio APIa ja APIn tarjoamaa dataa saa käyttää ja minkälaisilla rajauksilla? Millaisia mahdollisuuksia API luo sitä hyödyntävälle verkostolle? Onko APIn ja tietotuotteen käyttö hinnoiteltu ja miten varmistetaan myyjien sekä palvelun ostajien osaaminen? Miten hinta tulee kehittymään tulevaisuudessa? Kuka kustannuksista vastaa?
5. Kuka APIa ylläpitää? Millä prosessilla päivitykset tehdään ja miten ne vaikuttavat APIa käyttäviin järjestelmiin? Kenellä on vastuu mistäkin tuotantoketjun vaiheesta? Onko olemassa harmaita alueita ja mitä niille pitäisi tehdä? Mikä on tavoitepalvelutaso ja onko tarvetta kumppanuusstrategialle?

‍

Varo ostajana sudenkuoppaa, sillä vaikka API on myynnissä, voi olla, ettei sitä ole vielä olemassakaan. Erityisesti nopeasti, mutta tarvelähtöisesti digitalisoituvalla KIRA-alalla tämä voi tulla helpostikin vastaan. Myyjänä taas varo harhautusta, jossa asiakkaasi hankkii järjestelmän, jonka APIa ei vielä ole toimivaksi todettu. Tämä tuottaa sinun organisaatiollesi ylimääräistä työtä. APIn olemassaolo, sen tarjoamat mahdollisuudet ja ominaisuudet on syytä ymmärtää viimeistään hankinnan sopimusvaiheessa, jottei joudu yllätetyksi - oli itse sitten myyjän taikka ostajan roolissa.