Return to site

Dokumenttien hilloaminen out, APIt in

APIen hyödnytäminen digitaalisen tiedon, dokumenttien ja asiakirjojen arkistoinnissa.

· API,API Management,API-dokumentaatio,Organisaatiot,Käyttäjäkokemus

Neljättä kertaa järjestetyssä XAMK - Digitaalisen tiedon kesäkoulussa Marjukka Niinioja puhui APIen hyödyntämisestä asiakirjojen arkistoinnissa. Kuinka toteuttaa dokumenttien arkistointi järjevästi ja turvallisesti? Mitä tulee pohtia ja ottaa huomioon?  

Tarina digitaalisen tiedon arkistointiprosessista

Perustuen erääseen menneeseen arkistointiprojektiin, digitaalisen tiedon arkistoinnissa esiin nousi kaksi toisistaan poikkeavaa näkökulmaa: asiakirjahallinnan asiantuntijan ja digikehittäjän kokemat ongelmat. Asiakirjahallinnan asiantuntijalle merkityksellisiä kysymyksiä olivat  

  • kuinka saada muutama vuosi takaperin hankittu dokumentinhallinnan työkalu kunnolla käyttöön 

  • miten yhtenäistää hajanaiset tietomallit ja  

  • kuinka siirtää dokumentit aikaisemmasta järjestelmästä uuteen dokumenttiarkistoon. 

Digikehittäjän näkemiä haasteita puolestaan olivat  

  • toimivan extranetin rakentaminen, kun asiakirjanhallinnan ohjelmistosta saa kyllä dokumentin, kun ensin tietää mistä arkistosta kyseinen dokumentti löytyy, miten sen rajapintaa käytetään ja mitä metatietoja siitä on? 

  • arkiston dokumentin yhdistäminen oikeaan yritykseen ja henkilöön tai tuotetietojen yhdistäminen oikeaan tuotteeseen tai laitteeseen ja  

  • dokumenttien hakemisen hitaus ja paikoin jopa mahdottomuus.  

Projektin alussa liiketoiminnan alkuperäiseksi tarpeeksi oli määritelty asiakaskokemuksen parantaminen, kumppaneiden toiminnan tehostaminen sekä mahdollistaa asiakkaan sähköinen asiointi ja mahdollistaa asiakkaalle omien tilausten ja laitteiden näkeminen.  

Tiedon digitaalisen arkistointi APIen avulla

Digitaalisen tiedon arkistointiin tuo haasteita se, missä muodossa arkistoitava ja käytettävä data on. Merkityksellistä on ymmärtää ero rakenteisen ja rakenteettoman datan välillä. Rakenteellista dataa voidaan hakea, suodattaa, yhdistellä ja käsitellä yksitellen tai massana sekä sitä voidaan ymmärtää melko luotettavasti tietokoneen toimesta. Rakenteeton data puolestaan vaatii tulkintaa ja sisältää useita eri mahdollisuuksia, mikä edellyttää joko ihmistulkintaa tai koneoppimista. 

Joten ennen kuin aloitat sisällön ja dokumenttienhallinnan ratkaisujen integroinnin operatiivisiin järjestelmiin ja digitaalisiin palveluihin, tee itsellesi selväksi seuraavat asiat:  

  • Mitä tarkoitat dokumenteilla ja sisällöllä 

  • Erota esitystapa sisällöstä ja sisällön “palaset” kokonaisuudesta 

  • Mieti käyttötarkoitus ja tietojen syntypaikka tarkkaan ja  

  • Kenellä on tiedon käyttöoikeudet sisäisissä järjestelmissä, sekä myös ulkoisesti.  

Mikä sitten on APIen rooli tässä yhtälössä? Edellä mainitussa ja muissa hankkeissa APIt ja alustat toimivat keinona rakentaa ekosysteemiin käyttäjiä palvelevia palvelupolkuja. Tämä voi tarkoittaa esimerkiksi palvelupolun optimointia tai prosessien automatisointia ja tarpeettomien työvaiheiden poistamista.  

"Digitaaliset alustat tarvisevat APIt rajaresursseiksi, suodattimiksi sekä vuorovaikutuksen mahdollistamiseksi ja parantamiseksi"

Maailma muuttuu koko ajan rakenteisemmaksi. Sivustojen tulisikin olla nykypäivänä arkistoitavissa rakenteisina ja APIen avulla tuotetaan suurin osa tästä sisällöstä. APIt toimivat keinona ostaa, myydä tai rakentaa lukuisia eri dokumentteja, kuten yritystietoja, sopimuksia, kieliasun tarkistusta, tiedostomuodon muunnoksia ja puheen tuottamista tekstiksi, muutamia mainitaksemme. Digitaaliset alustat tarvisevat APIt rajaresursseiksi, suodattimiksi, vuorovaikutuksen mahdollistamiseksi ja parantamiseksi algoritmien kautta sekä alustan kautta muiden resurssien hyödyntämiseksi.  

Ei dataa datan vuoksi, mutta data ennen asiakirjoja

Kehittäessäsi asiakirjojen digitaalista arkistointia, pidä alkuperäinen tarve ja tavoite mielessäsi. Kolme pointtia, jotka jokaisen tulisi muistaa:

1. Asiakirjojen ja tiedon on tarkoitus palvella inhimillistä toimintaa. Asiakas ja prosessi ensin, ei dokumentti.  

2. Tämän muistaessasi myös tekniset palvelut, kuten APIt tulee suunniteltua kestäviksi sekä joustaviksi.  

3. Asiakirja on aina tietty kokonaisuus tietoa ja dokumentti dokumentoi tietyn tapahtuman. Nämä kokonaisuudet pitää säilyttää, eikä niihin liittyvä tieto saa muuttua.  

On tätä päivää, että dokumenttien arkistoinnin lisäksi dokumenttien luomisen hoitaa robotit ja automaattiset systeemit. Mieti kuka, tai mikä, laatii seuraavan asiakirjasi?

All Posts
×

Almost done…

We just sent you an email. Please click the link in the email to confirm your subscription!

OK