Purkita hilloa, älä tietoja - käytä APIa

30. syyskuuta 2020, klo

Neljättä kertaa järjestetyssä XAMK - Digital Information -kesäkoulussa Marjukka Niinioja puhui ohjelmointirajapintojen käytöstä asiakirjojen arkistoinnissa. Miten asiakirjojen arkistointi toteutetaan järkevällä ja turvallisella tavalla? Mitä harkita ja ottaa huomioon?

Tarina digitaalisen tiedon arkistointiprosessista

Digitaalisen tiedon arkistoinnissa ilmeni aiemmin arkistointiprojektin perusteella kaksi eri näkökulmaa: dokumenttienhallinnan asiantuntijan ja digitaalisen kehittäjän kokemat ongelmat. Asiakirjanhallinnan asiantuntijan kannalta merkityksellisiä kysymyksiä olivat

  • muutama vuosi sitten hankitun asiakirjojen hallintatyökalun asianmukainen toteuttaminen
  • miten yhdistää hajanaisia tietomalleja ja
  • asiakirjojen siirtäminen aiemmasta järjestelmästä uuteen asiakirja-arkistoon.

Digitaalisen kehittäjän haasteet puolestaan olivat

  • toimivan ekstranetin luominen, kun saat asiakirjan asiakirjanhallintaohjelmistosta, kun tiedät ensimmäisen kerran, mistä arkistosta löydät asiakirjan, miten sen käyttöliittymää käytetään ja mitä metatietoja siitä?
  • arkistoasiakirjan linkittäminen oikeaan yritykseen ja henkilöön tai tuotetietojen linkittäminen oikeaan tuotteeseen tai laitteeseen; Ja
  • asiakirjojen noutamisen hitaus ja joissakin tapauksissa mahdottomuus.

Projektin alussa liiketoiminnan alkutarkitus määriteltiin asiakaskokemuksen parantamiseksi, yhteistyökumppaneiden toiminnan sujuvoittamiseksi, asiakkaan sähköisen rahansiirron mahdollistamiseksi ja omien tilausten ja laitteiden näkemisen mahdollistamiseksi.

Digitaalisen tiedon arkistoinnin haasteena on, missä muodossa arkistoitavat ja käytettävät tiedot ovat. On tärkeää ymmärtää rakenteisten ja rakenteettomien tietojen välinen ero. Rakenteisia tietoja voidaan hakea, suodattaa, yhdistää ja käsitellä yksittäin tai irtotavarana, ja tietokone ymmärtää ne melko luotettavasti. Rakenteeton data puolestaan vaatii tulkintaa ja sisältää useita erilaisia mahdollisuuksia, jotka vaativat joko ihmisen tulkintaa tai koneoppimista.

Ennen kuin aloitat sisällön- ja asiakirjanhallintaratkaisujen integroinnin käyttöjärjestelmiin ja digitaalisiin palveluihin, tee seuraavat asiat selviksi itsellesi:

  • Mitä tarkoitat asiakirjoilla ja sisällöllä?
  • Erota esitystapa sisällöstä ja "sisältöpalaset" kokonaisuudesta
  • Mieti tarkkaan tietojen tarkoitusta ja lähdettä ja
  • Kenellä on pääsy tietoihin sekä sisäisissä järjestelmissä että ulkoisesti.

Mikä on APIen rooli tässä yhtälössä? Edellä mainituissa ja muissa projekteissa ohjelmointirajapinnat ja alustat toimivat keinona rakentaa palvelupolkuja, jotka palvelevat ekosysteemin käyttäjiä. Tämä voi tarkoittaa esimerkiksi palvelupolun optimointia tai prosessien automatisointia sekä tarpeettomien työvaiheiden poistamista.

"Digitaaliset alustat tarvitsevat ohjelmointirajapintoja rajaresursseina, suodattimina sekä vuorovaikutuksen mahdollistamiseksi ja tehostamiseksi"

Maailmasta on tulossa yhä rakenteisempaa. Sivustojen pitäisi nyt olla rakenteeltaan arkistoitavissa, ja ohjelmointirajapinnan avulla tuotetaan suurin osa tästä sisällöstä. Ohjelmointirajapinnat toimivat keinona ostaa, myydä tai rakentaa monenlaisia asiakirjoja, kuten yritystietoja, sopimuksia, kieliopin tarkistusta, tiedostomuotomuunnoksia ja puheesta tekstiin -muotoa. Digitaaliset alustat tarvitsevat ohjelmointirajapintoja rajaresursseina, suodattimina, mahdollistaakseen ja parantaakseen vuorovaikutusta algoritmien avulla ja alustan kautta hyödyntääkseen muita resursseja.

Ei dataa vain datan vuoksi, vaan data ennen asiakirjoja

Kun kehität asiakirjojen digitaalista arkistointia, pidä alkuperäinen tarve ja tavoite mielessä. Kolme kohtaa, jotka kaikkien tulisi muistaa:

  1. Asiakirjojen ja tietojen on tarkoitus palvella ihmisen toimintaa. Asiakas ja prosessi ensin, ei asiakirja.
  2. Tätä varten tekniset palvelut, kuten ohjelmointirajapinnat, olisi myös suunniteltava kestäviksi ja joustaviksi.
  3. Asiakirja on aina tietty tietojoukko, ja asiakirja dokumentoi tietyn tapahtuman. Nämä entiteetit on säilytettävä, eivätkä niihin liittyvät tiedot saa muuttua.

Tänä päivänä asiakirjojen arkistoinnin lisäksi asiakirjojen luomista käsitellään yhä enemmän roboteilla tai automatisoiduilla järjestelmillä. Mieti, kuka laatii seuraavan asiakirjasi?

Takaisin blogiin

viimeisimmät blogimme

Uutisia, asiakastarinoita, parhaita käytäntöjä ja paljon muuta - katso, mitä me ja asiakkaamme ja kumppanimme olemme tehneet viime aikoina

Miksi APIt kannattaa tuotteistaa?
Mitä hyötyä APIen tuotteistamisesta on? Lue lisää täältä!
16. kesäkuuta 2021
Millainen on hyvä API-tuotepäällikkö?
Kaksi API-gurua, Marjukka Niinioja ja Claire Barrett keskustelevat API-tuotepäällikön roolista ja odotuksista ja jakavat itetämystään menestyksekkäästä API-tuotehallinnasta.
14. kesäkuuta 2021
Osaango & KAVI – innovatiivisia, älykkäitä hankintoja
Kansallinen audiovisuaalinen instituutti KAVI tallentaa vuosittain valtavat määrät dataa, ja vastaa muun muassa kotimaisten elokuvien sekä televisio- ja radio-ohjelmien säilyttämisestä. Kriittisen tärkeässä osassa KAVIn toiminnassa on tekoäly. Osaangon Marjukka Niinioja ja Tessa Viitanen sparrasivat KAVIa heidän mittavassa toiminnan ja tekniikan muutos-casessa tekoälyyn pohjautuvien ratkaisujen, innovatiivisten hankintamenettelyjen, ohjelmistokehitysprosesssien ja arkkitehtuurin osalta.
27. toukokuuta 2021